Tata Krama dan Pola Pikir Penting dalam Berinteraksi dengan Profesional Jepang

Bulan lalu, ketika saya mengadakan kelas bahasa Jepang untuk orang Nikkei yang tinggal di Amerika Latin sebagai bagian dari proyek JICA, para pelatih menekankan: “Kami ingin Anda mengajari mereka setidaknya dasar-dasar tata krama Jepang. Kami tidak ingin peserta pelatihan kami dianggap kasar saat mengikuti pelatihan di perusahaan Jepang. Orang Jepang sangat memperhatikan tata krama. Karena mereka tidak fasih berbahasa Jepang, kami ingin memastikan mereka memberikan kesan yang baik.” Untuk menghindari kesalahpahaman seperti “Saya tidak bermaksud…” harap ingat kiat-kiat yang kami perkenalkan hari ini!

• Menyilangkan lengan atau kaki Anda
• Menonjolkan dagu Anda
• Bersandar dengan angkuh di kursimu
• Memutar pena
• Menggoyangkan kakimu
• Menaruh dagu di tangan Anda
• Menghindari kontak mata
• Menguap
• Duduk bersila
• Meletakkan kaki Anda di atas kursi

Contoh-contoh ini menyoroti perilaku yang tidak pantas, beberapa di antaranya hanya terjadi di Jepang dan beberapa lainnya tidak disukai secara global. Berikut ini beberapa kisah nyata untuk menggambarkan dampaknya.

Ini adalah pertanyaan yang saya terima dari peserta pelatihan dari Meksiko, Peru, dan Brasil. Di negara mereka, mandi di pagi hari adalah hal yang umum (mereka juga mandi di malam hari), dan mereka menyebutkan bahwa tidak ada yang mengomentari rambut mereka yang basah saat berangkat kerja. Namun, di Jepang, orang-orang mungkin akan terkejut dan bertanya, "Apakah kamu kehujanan?" atau berkata, "Kamu harus mengeringkan rambutmu sebelum masuk angin," sebagai bentuk kekhawatiran. Saya berasumsi banyak orang Jepang bahkan tidak mempertimbangkan ide berangkat kerja dengan rambut basah. Perbedaan budaya ini cukup menarik.

Ketika Anda menyilangkan lengan, hal itu dapat memberikan kesan seperti mengintimidasi, arogan, kurang ajar, atau merendahkan. Saya pernah mendengar bahwa di Amerika Serikat, sebaiknya tidak menyilangkan lengan karena hal itu dapat menandakan permusuhan, kewaspadaan, atau penolakan. Sebaliknya, di Republik Demokratik Kongo, menyilangkan lengan merupakan isyarat yang menandakan rasa hormat dan dianggap sebagai perilaku yang baik. Saya ingat seorang instruktur senior yang mengajar sekelompok siswa Kongo. Mereka semua mendengarkan dengan penuh perhatian sambil menyilangkan lengan, dan guru tersebut menjadi marah dan harus menegurnya. Namun, para siswa hanya menunjukkan rasa hormat kepada guru tersebut. Ini adalah contoh yang bagus dari "Saya tidak bermaksud." Tidak memahami perbedaan budaya dapat menyebabkan kesalahpahaman. Sementara kami mengajarkan siswa tentang arti menyilangkan lengan di Jepang, saya yakin akan sangat berharga bagi orang Jepang untuk memahami konotasi positif dari menyilangkan lengan di Kongo. Ini adalah bagian penting dari pemahaman lintas budaya.

Kepada teman-teman asing kami yang bertubuh tinggi dan berkaki jenjang, kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Namun, seperti halnya menyilangkan tangan, menyilangkan kaki di Jepang dapat dianggap mengintimidasi, arogan, tidak sopan, atau merendahkan, jadi harap perhatikan hal ini. Menurut salah satu mahasiswa saya di Australia, yang bekerja di perusahaan Jepang selama bertahun-tahun, "Meskipun menyilangkan satu lutut di atas lutut lainnya dapat diterima, meletakkan satu pergelangan kaki di atas lutut dan bersandar secara signifikan dianggap tidak pantas." Secara pribadi, saya yakin bahwa dalam beberapa tahun terakhir, orang Jepang menjadi lebih toleran terhadap orang yang menyilangkan kaki secara umum, tetapi saya ingin mendengar pendapat Anda tentang hal ini.

Seorang pelajar Australia pernah berkata, “Sebenarnya, menggoyangkan kaki secara berlebihan umumnya dianggap meninggalkan kesan negatif di Jepang, tetapi akhir-akhir ini, semakin banyak orang yang menderita ADHD. Mungkin tidak adil untuk menghakimi mereka tanpa memahami situasi mereka. Salah satu teman saya bahkan mengonsumsi obat untuk ADHD, jadi menurut saya pribadi, itu tidak masalah. Itu tidak masalah.” Saya setuju dengan perspektif itu.

Memutar pena, mengutak-atiknya, atau membuat bunyi klik yang berlebihan saat mencoba memanjangkan ujung pensil mekanik—tindakan ini dapat memberi kesan bahwa Anda tidak fokus atau tidak mendengarkan dengan saksama. Saat menonton film Barat, saya terkadang melihat karakter Amerika memasukkan pena ke dalam mulut mereka atau menahannya di antara gigi mereka, tetapi itu juga tidak disarankan.

Di sisi lain, berikut ini adalah sikap dan perilaku yang ditunjukkan oleh orang asing sebagai hal yang umum di antara orang Jepang:
• Tidak melakukan kontak mata dan berbicara dengan suara pelan → dianggap tidak sopan. Kontak mata sangat penting dalam percakapan!
• Melihat sekeliling atau ke atas → memberi kesan berbohong atau kurang percaya diri.
• Mengangguk terlalu berlebihan → dapat tampak seperti sanjungan atau upaya menjilat, yang mungkin menimbulkan kecurigaan.

Sungguh menyakitkan mendengarnya... Jika Anda orang Jepang yang memiliki rasa kesopanan, Anda akan menyadari bahwa perilaku seperti itu juga tidak pantas di Jepang. Meskipun Jepang dikenal dengan kepatuhannya yang ketat terhadap tata krama, tidak ada seorang pun yang sempurna. Oleh karena itu, jika Anda bertemu orang-orang seperti itu di Jepang, saya harap Anda dapat memahami dan menerimanya sebagai "hanya seperti yang saya dengar.

Berikutnya, saya akan berbagi wawasan tentang perbedaan kebiasaan dan budaya bisnis, serta pola pikir yang harus dimiliki, berdasarkan apa yang saya dengar dari peserta didik.

Izinkan saya berbagi kisah berkesan dari salah satu mahasiswa saya yang berbisnis di Amerika Serikat dan Jepang. Ia berkata, "Di dunia bisnis Jepang, orang-orang memprioritaskan membangun kepercayaan dan hubungan terlebih dahulu sebelum membuat kontrak. Di AS, kecepatan adalah kuncinya, dan hubungan baru menyusul." Meskipun hal ini dapat bervariasi tergantung situasinya, hal ini tentu saja bisa benar. Ia melanjutkan, "Setelah membangun hubungan yang kuat, semuanya berjalan lancar. Bisnis selalu datang dengan tantangan, tetapi jika Anda memiliki hubungan yang kuat dengan klien, Anda dapat mengatasinya bersama-sama. Kepercayaan tetap tak tergoyahkan. Jika hubungan lemah, Anda lebih mungkin kehilangannya, dan berpotensi kehilangan bisnis juga. Secara pribadi, saya lebih menyukai gaya bisnis Jepang, di mana kepercayaan adalah hal yang fundamental."

Siswa ini memiliki berbagai pengalaman bisnis di negara-negara seperti Prancis, Cina, dan Kolombia, tetapi ketika saya mendengar bahwa negara favoritnya adalah Jepang, saya merasa senang.

Di sisi lain, di Amerika Serikat, pembuatan kontrak merupakan hal yang utama. Kontrak ditandatangani sebelum hubungan yang kuat dibangun, sehingga ketentuannya cenderung lebih rinci dan formal. Akan tetapi, kontrak itu sendiri memiliki kekuatan yang lebih besar, artinya meskipun hubungan dengan klien memburuk, bisnis tetap berjalan. Hal ini mencerminkan dedikasi kuat masyarakat Amerika terhadap pekerjaan mereka. Tentu saja, di Jepang, kami juga mengatakan "pekerjaan adalah pekerjaan," dan kami dapat terus bekerja hanya demi bisnis atau proyek, tetapi orang Amerika mungkin lebih baik dalam mengkotak-kotakkan dan memisahkan hubungan pribadi dari pekerjaan.

Setelah mendengar cerita ini, semuanya tampak masuk akal. Dalam bahasa Jepang, kami memiliki keigo (bahasa sopan), dengan tingkat formalitas yang berbeda-beda, tergantung pada situasinya. Kami juga menggunakan berbagai kata dan frasa yang mirip, menyesuaikan bahasa kami menurut konteksnya. Tentu saja, semua ini terkait dengan tata krama bisnis. Saya menyadari bahwa tujuan akhir dari semua praktik ini adalah untuk membangun kepercayaan dan hubungan. Saya ingin menunjukkan rasa hormat saya kepada semua orang asing yang berusaha sebaik mungkin untuk membangun hubungan dengan orang Jepang, sama seperti yang kami lakukan. Dengan mematuhi tata krama yang telah kita bahas di sini—menggunakan keigo yang rumit dan menyesuaikan kosakata tergantung pada individu—mereka juga berupaya untuk menumbuhkan kepercayaan dan rasa hormat dalam interaksi bisnis dan pribadi.

Satu hal yang ditunjukkan oleh pelajar dari negara-negara berbahasa Inggris adalah bahwa "orang Jepang jarang terlibat dalam obrolan ringan atau percakapan santai." Di Jepang, baik secara langsung maupun melalui email, obrolan sering kali berkisar pada "berbicara tentang cuaca"—atau terkadang, hanya tentang cuaca. Sebaliknya, di AS, orang-orang mungkin membahas topik-topik seperti keluarga, berita terkini, olahraga (terutama di kalangan pria), atau kemajuan bisnis, yang mencakup berbagai subjek yang jauh lebih luas. Obrolan tentang cuaca biasanya diperuntukkan untuk situasi luar biasa, seperti badai yang mendekat.

Tentu saja, ada orang Jepang yang senang berbasa-basi, tetapi dalam lingkungan bisnis, sering kali tidak ada waktu untuk itu. Rapat mungkin memiliki waktu akhir yang ditetapkan, yang menyebabkan pemutusan hubungan, atau beberapa orang mungkin menghindarinya agar tidak dianggap bermalas-malasan, khawatir tentang bagaimana orang lain memandang mereka. Orang asing terkadang merasa kecewa saat berbasa-basi dengan orang Jepang, berpikir, "Hanya itu?" atau "Apakah ini hanya tentang cuaca lagi?" Meskipun Anda mungkin merasa ingin berbicara lebih banyak, harap terima saja dan maafkan kami atas hal ini!

Bagi mereka yang ingin belajar bahasa Jepang bisnis, meningkatkan komunikasi di dalam dan luar perusahaan, mengatasi masalah sebelum bekerja di Jepang, atau memperdalam pemahaman tentang praktik bisnis umum Jepang, mari belajar di TCJ. Anda tidak hanya akan belajar bahasa Jepang bisnis tetapi juga pengetahuan dan keterampilan praktis dari para pengajar dengan pengalaman bisnis yang luas.

Organisasi Perdagangan Luar Negeri Jepang (JETRO). (2003). Tata Krama Bisnis Luar Negeri bagi Ekspatriat. JETRO.

Yamashita, N. (2023). Edisi Reiwa: Panduan Lengkap tentang Tata Krama Bisnis yang Perlu Diketahui Setiap Karyawan Baru. KADOKAWA.

Yamada, C. (2017). Etika Berbisnis yang Dapat Anda Pelajari Melalui Manga. Asa Publishing.